We zitten midden in de tweede week van december. Je Black Friday stock is net op, je team is druk in de weer om de Sinterklaas leveringen op tijd klaar te krijgen, en ondertussen stapelen de eindejaar bestellingen zich op.
En dan laat je transportpartner je weten dat de capaciteit beperkt is door de feestdagen en de bestellingen compleet door het dak gaan.
Herkenbaar? Dit is de chaos waar B2B supply chain teams elk jaar in Q4 mee te maken krijgen. De merken die er goed doorheen komen? Dat zijn de merken die hun logistieke strategie op tijd gepland hebben. Ze komen voorbereid aan tafel: met data, de juiste timing en een duidelijk uitvoeringsplan.
Bij Weerts Supply Chain helpen we bedrijven in food, FMCG, elektronica en andere sectoren om de druk van het piekseizoen met vertrouwen aan te kunnen. Hier is wat we geleerd hebben na honderden klanten door de Q4 waanzin te loodsen.
1. Wanneer begin je met de voorbereidingen voor het eindejaar?
Slimme supply chain teams starten eind september al met de voorbereiding, en sommigen zelfs in augustus als ze met lange levertijden werken. Lees je dit in oktober? Geen paniek, je bent net op tijd om het ergste te vermijden!
Wat moet je allemaal plannen?
- Promotiekalenders afstemmen met marketing en sales
- Verwachte ordervolumes doorgeven aan je logistieke partner
- Forecasts maken per SKU op basis van vorig jaar én de verwachte groei
- Warehouse- en transportcapaciteit vastleggen voordat de markt volloopt
Ook al heb je dit eerder gedaan, vroeg schakelen helpt om aannames te vermijden en last-minute verrassingen tegen te gaan.
2. Translate your campaign needs into warehouse execution
Je hebt geen controle over hoe druk het wordt of hoeveel capaciteit je partner heeft. Maar je kán hem wel helpen door op voorhand duidelijk te communiceren wat je nodig hebt.
Heeft je campagne value-added services nodig zoals co-packing, herverpakking, bundles maken of speciale displays klaarmaken? Dat soort dingen heeft impact op de warehouse planning en moet je vroeg delen.
Stel jezelf deze vragen:
- Moeten bepaalde SKUs gebundeld, geshrinkwrapt of in kits verpakt worden?
- Gebruik je speciale kerstversies of displays voor in de winkel?
- Gaan producten in bulk de deur uit of worden ze opgesplitst in mixed orders?
Hoe meer je op voorhand communiceert, hoe beter je partner kan plannen: inkomende goederen, opslagruimte, personeel… noem maar op. Moderne warehouse technologie, zoals ons eigen Warehouse Management Systeem, helpt om complexe campagnes om te zetten in werkbare processen, zelfs als volumes plots omhoogschieten.
Pro tip: Deel mock-ups of display instructies minstens 4 weken voor de start.
3. Plan je transport goed in
Transportplanning gaat verder dan trucks regelen. Het gaat erom dat je timing, betrouwbaarheid en back-up opties hebt wanneer het écht druk wordt.
Hoe zorg je dat je leveringen gegarandeerd zijn?
- Zoek op voorhand naar alternatieven: nachtleveringen, extra vervoerders, andere routes
- Check de levervensters bij retailers en weet wat het kost als je te laat bent
- Spreid je zendingen beter over de week om vrijdagse files en vertragingen te vermijden
Pro tip: Hou rekening met feestdagen, kortere levervensters en hogere vraag. Transportcapaciteit is sneller vol dan je denkt.
4. Stel slimme prioriteiten voor je voorraad
Niet alle producten zijn even belangrijk. Je voorraadstrategie moet dat weerspiegelen.
Waar moet je op letten?
- ABC-analyse: Deel je SKUs in drie groepen: A (toppers), B (stabiel) en C (niche of laag volume)
- Zet A-artikelen dichter bij de verzendzone voor snellere picking
- Gebruik sales forecasts om voorraadniveaus per locatie en per week bij te sturen
- Geef je partner verkoopdata door (niet alleen orderhistoriek) zodat ze opslag en voorbereiding beter kunnen plannen
Pro tip: Denk aan flow, niet aan een propvol warehouse. Een overvol magazijn vertraagt de picking en verhoogt het risico op fouten én ongelukken.
Tijdens het piekseizoen is snelheid belangrijk, maar nooit ten koste van veiligheid. Bij Weerts Supply Chain houden we onze ‘safety first’ aanpak overeind, ook in de drukste weken.
5. Maak je logistieke partner deel van je kern team
Je partner is maar zo goed als de info die je geeft. Betrek hem vroeg en deel de juiste data, dan kan hij:
- Personeel flexibel inplannen voor de verwachte pieken
- Capaciteit reserveren voor POS materiaal of kitting
- Warehouse flow en transport timing aanpassen aan de intensiteit van je campagne
Wat heeft je logistieke partner nodig?
- Je campagne tijdlijn
- Welke SKUs in promo gaan
- Wanneer inkomende goederen verwacht worden
- Hoeveel tijd nodig is voor co-packing of rework
Ons Operations Support team werkt samen met klanten tijdens de voorbereiding. Ze spotten knelpunten voor ze zich voordoen, optimaliseren flows en zorgen ervoor dat Q4 zo vlot mogelijk verloopt.
Maar opgelet: hoe vroeger ze mee zijn, en hoe meer info ze hebben, hoe beter ze kunnen plannen en hoe minder onnodige vertragingen je hebt.
Goede intenties alleen zijn niet genoeg als voorbereiding van jouw eindejaarslogistiek
Je voorbereiden op de eindejaar drukte gaat niet over gokken wat de vraag wordt of sneller reageren dan je concurrenten. Het gaat erom dat je logistieke partner de juiste info, tijd en tools heeft zodat ze op grote schaal kunnen anticiperen.
Van warehouse uitvoering tot transportplanning, van POS handling tot voorraadprioritering: hoe beter jullie op elkaar afgestemd zijn, hoe soepeler Q4 verloopt.
Bij Weerts Supply Chain hebben we dit al zo vaak gedaan. Laten we ervoor zorgen dat jouw supply chain er ook klaar voor is.
Wil jij ook zeker zijn dat je klaar bent voor de Q4 madness?
Op zoek naar een slim en goed voorbereid logistiek team om je te helpen de eindejaarsdrukte te overleven?
Neem contact op en ontdek hoe Weerts Supply Chain jouw team tijdens de feestdagen kan versterken en daarna.
